Reprendre le chemin du bureau, c'est aussi renouer avec une certaine routine, et des habitudes mises entre parenthèses le temps de la pause estivale. Et à la différence des enfants pour qui, dans la majorité des cas, rentrée rime avec nouveauté, la reprise manque souvent de surprise… Alors pour donner un coup de fouet au moral, pourquoi ne pas revoir votre espace de travail ? Couleurs, déco, aménagement, mobilier… autant de petites touches qui peuvent modifier l'ambiance au bureau, voire même, les méthodes de management. Avec trente ans d'expérience dans le métier, dont 15 aux commandes de la société Adélie, Jean-Philippe Albert connaît bien ce métier qui a fortement évolué en trois décennies…

Nous sommes passés de la machine à écrire au PC, puis aux écrans plats, et aujourd'hui, les ordinateurs portables se généralisent, constate t'il. La technologie a une grosse influence sur l'obsolescence du mobilier. Nous vendons de moins en moins d'armoires et de mobilier d'archivage, supplanté par la numérisation des documents. C'est un métier qui est en constante évolution. En plus des aspects techniques, deux autres éléments motivent selon lui l'envie de revoir l'aménagement et l'ameublement de l'espace de travail, à commencer par l'image de la société. De la même manière que l'on dit que l'état des chaussures reflète la personnalité de celui qui les porte, le mobilier de bureau peut en dire long sur l'entreprise. Vient ensuite la préoccupation du bien-être au travail, que certains poussent parfois assez loin, comme le raconte Nicolas François, Directeur technique chez Adélie : "Nous avons par exemple une cliente qui est maître en Feng Shui, et qui s'inspire de ces méthodes pour aménager son espace de travail. Elle modifie l'emplacement des bureaux, et note l'impact que cela produit sur ses collaborateurs".

Le conseil, une valeur sûre avant d'investir

Souvent moquée pour son retard sur les méthodes de management du secteur privé, la fonction publique a pris une longueur d'avance dans le domaine du mobilier de bureau. " Dans le privé, explique Jean-Philippe Albert, la plupart des clients se fient à leurs idées - ou à celles de leur femme - pour aménager l'espace de travail. Tandis que dans le public, on fait généralement appel à des ergonomes, ou à des médecins du travail pour concevoir l'espace et choisir le mobilier". Car l'optimisation de l'espace requiert un professionnalisme qui peut venir se nicher dans les plus petits détails : "Par exemple, poursuit Jean-Philippe Albert, si l'on ne demande pas à un client qui veut acheter un fauteuil de bureau, quelle est la nature du sol sur lequel il sera posé, cela peut même s'avérer dangereux. Des roulettes conçues pour un sol en moquette sont beaucoup plus roulantes que pour un sol lisse. Et un fauteuil qui glisse au moment de s'asseoir dessus peut entraîner des chutes graves".

Outre bénéficier de leur expérience, faire appel à des professionnels permet également de dénicher les bonnes solutions, en fonction des nouveaux produits disponibles sur le marché. Un choix qui peut même s'avérer économique, à l'encontre des idées reçues, comme le souligne Nicolas François : "Souvent, les clients arrivent avec une idée précise, et repartent avec une solution très différente, en général moins couteuse ! Des chaises de réunion en polypropylène, très ergonomiques, par exemple, seront parfaitement adaptées et beaucoup moins chères que des chaises en tissu classiques". Il faut aussi tenir compte des spécificités de chaque entreprise, car le mobilier doit non seulement être adapté aux besoins, mais aussi refléter un certain état d'esprit pour la société. Pour cela, Jean-Philippe Albert a sa méthode : "Je veux prendre le temps de m'imprégner de l'entreprise et de son fonctionnement, pour bien comprendre ses besoins".

Lutter contre le "pas cher" qui coûte cher…

Des efforts qui demeurent difficiles à valoriser dans une conjoncture économique tendue, et face à une concurrence très volatile, marquée non seulement par de nouveaux entrants attirés par un secteur qui semble accessible, et marquée également par l'arrivée massive de la grande distribution sur le segment du mobilier de bureau. "On a du mal à accepter lorsque la concurrence ne privilégie que le prix pour pouvoir remporter un marché, au détriment de l'intérêt des gens qui vont occuper l'espace de travail", déplore Jean-Philippe Albert. Quant aux produits qui constituent les gammes "professionnelles" de la grande distribution, son verdict est sans appel : "Un an après, ça casse, car ça ne résiste pas à une utilisation professionnelle. Ne serait-ce qu'un bureau, sur lequel on s'appuie toute la journée : si le plateau n'est pas assez solide, et les pieds inadaptés, il ne tiendra pas le coup... Comme me disait mon grand-père, le pas cher coûte cher. J'ai fréquemment des appels de clients qui me demandent de remplacer du matériel récent qui vient de la grande distribution. Au final, ils paient deux fois. Dans la plupart des cas, compte tenu de la qualité, le pas cher est vendu beaucoup trop cher !". 

Le fauteuil, clé de voute du bureau ?

Si l'aspect visuel d'un réaménagement est le plus visible, là encore, les spécificités propres à un usage professionnel doivent être prises en compte. Ainsi, tandis que les meubles couleur "Wengé" (marron foncé…) ont massivement fait leur apparition dans les salles à manger, les professionnels ne les conseilleront pas pour le plan de travail d'un bureau, sur lequel les yeux seront posés durant toute la journée. A l'inverse, des solutions inenvisageables dans le cadre résidentiel peuvent apporter des réponses adaptées à l'aménagement d'un plateau professionnel. Ainsi, l'usage des cloisons amovibles est-il en passe de supplanter les traditionnels murs en plaque de plâtre, en permettant de modifier les implantations sans engendrer de lourds travaux de maçonnerie.

Mais s'il y a un élément pour lequel Jean-Philippe Albert se veut intransigeant, c'est le choix du siège : "Il doit pouvoir s'adapter à la morphologie de la personne qui passe huit heures par jour dessus. Pourtant, les gens tombent trop souvent dans le piège tape-à-l'œil de fauteuils en "cuir écologique" - du plastique - vendus pour quelques dizaines d'euros. Je reconnais qu'à l'achat, un fauteuil produit par une entreprise française, ou européenne, qui a pignon sur rue depuis des années, revient plus cher que la copie importée d'Asie. En revanche, je peux vous citer certains de mes clients qui ont le même fauteuil depuis quinze ans, et qui ne le changeraient pour rien au monde. Amorti sur quinze ans, et les problèmes de dos en moins, le fauteuil reste une valeur sûre !".

Du Feng Shui au bureau ?

Reconnu en Chine depuis des millénaires comme un véritable art de vivre, le Feng Shui fait depuis quelques années de plus en plus d'adeptes dans la population occidentale. Pour mettre en œuvre cette méthode, dont la traduction serait "vent et eau", deux composantes essentielles doivent être prises en compte : les notions de complémentarité du Yin et du Yang ainsi que les cinq éléments (Eau, Terre, Feu, Métal, Bois), exprimés au travers des matériaux, des formes et des couleurs. Voici quelques conseils utiles pour appliquer certains principes du Feng Shui à votre espace de travail :

- Entrez dans votre bureau comme s'il s'agissait de la première fois, et relevez d'une part tout ce qui vous semble incongru ou désagréable, et d'autre part, tout ce qui vous paraît agréable.

- Eliminez les obstacles, que ce soit pour vous rendre derrière votre bureau, ou pour accéder à ce dont vous avez besoin. Un bureau rangé, où tout est accessible permet d'éliminer le sentiment d'être en combat permanent avec les éléments !

- Atténuez les bruits, en déplaçant certains matériels (photocopieur, imprimante…), et en jouant sur les matériaux (moquette au sol, murs isolés…). A noter, certaines couleurs comme le jaune ou l'orange, reconnue comme excitantes, poussent les gens à hausser le ton !

- Attention à l'éclairage, en veillant à reproduire la lumière du jour, si elle n'est pas directement accessible. Adaptez également l'intensité à vos activités : lumière douce pour vous concentrer, éclairage plus vif lors de négociations…

- S'entourer d'images positives et de couleurs agréables : privilégiez les scènes joyeuses et positives, en évitant les images de coucher de soleil, de chute d'eau, et plus généralement, les références à "ce qui s'achève".

- La disposition du bureau joue également un rôle d'importance. A proscrire, les bureaux dont le siège est placé dos ou face à la porte, ou à la fenêtre, qui, selon les maîtres Feng Shui, auront pour effet de rendre les personnes qui y travaillent vulnérables et angoissées…

Pour ou contre les "Open Space" ?

Présenté voilà quelques années comme La solution révolutionnaire dans l'aménagement des espaces collaboratifs, l'open space - traduisez "espace ouvert" - passe mal dans l'hexagone, qui conserve un attachement  la culture de la "porte fermée". Un réflexe qui, selon les experts, crée pourtant une forte déperdition de travail, lorsque l'intimité du bureau ne pose pas de frein aux coups de fils personnels, et autres distractions extra-professionnelles.

Loin d'être une déclinaison moderne du taylorisme appliqué aux bureaux, l'open space peut pourtant dépasser le seul cadre de l'aménagement de l'espace, pour s'intéresser aussi à une meilleure utilisation du temps de travail. C'est notamment le cas dans certaines entreprises qui ont mis à profit les gains de place générés par l'implantation d'open spaces, en créant des espaces de repos vastes et confortables. En ligne de mire, une invitation à alterner des périodes de concentration intense sur son travail, et des moments de relâchement, plutôt que chercher à faire du volume horaire, dont on connaît l'inefficacité sur de longues plages de temps. 

Des solutions qui pourraient séduire de plus en plus d'entreprises, d'autant que les mobiliers et les matériaux permettent aujourd'hui un traitement acoustique des espaces qui gomment les effets de brouhaha. En outre, ce type d'aménagement matérialise le décloisonnement qui caractérise une nouvelle façon de concevoir l'entreprise. Adapté à des activités innovantes, qui demandent l'interaction de compétences variées, ou à des services mettant en action différents interlocuteurs, l'open space peut s'avérer être un élément moteur et liant de la transversalité.